Als je ondernemers vraagt wat het meest pijnlijke gedeelte is van boekhouden in het algemeen, zal de meerderheid met een beschuldigende vinger wijzen naar de bergen papier die hiermee gepaard gaan, ondanks dat we leven in een eeuw waarbij alles digitaal is/moet en efficiënt werken steeds meer als vanzelfsprekend wordt gezien.
Toch zie je dat bij veel administraties van bedrijven papier, zelfs met de beste wil van de wereld, vaak nog steeds leidt tot een ongeorganiseerd zooitje en dus een showstopper vormt voor efficiënt werken.

Gelukkig kan deze trend een halt worden toegeroepen en is papierloos werken zeker mogelijk door een paar simpele stappen te volgen. In dit artikel gaan we nader in op de mogelijkheden die bestaan in het inkoop- en in het verkoopproces.
Met de bespaarde tijd kan aandacht worden gegeven aan werkzaamheden die waarde opleveren voor jouw bedrijf in plaats van tijd en geld kosten. Hoe vaak komt het bijvoorbeeld niet voor dat je minutenlang naar een document moet zoeken in een archiefkast omdat iemand deze niet goed heeft opgeborgen?

Hierbij dus enkele tips:

1. INKOOPPROCES
   Fysieke, papieren inkoopfacturen weigeren
   Communiceer aan je leveranciers dat je facturen alleen via e-mail wenst: doe het nu! Sommige bedrijven krijgen nog veel facturen via de gewone post. Waarom leveranciers facturen nog steeds fysiek de deur uit doen en waarom afnemers dit tegenwoordig nog steeds accepteren is één grote mysterie. Desbetreffende papier hoopt zich ergens op en wordt om de zoveel tijd afgegeven aan de afdeling administratie die deze dan inboekt in het systeem. Openen van enveloppen, weggooien hiervan, bepalen welke brief bij welke persoon terecht moet komen, etcetera neemt allemaal tijd voor andere, productievere werkzaamheden in beslag. Dan hebben we het nog niet eens over de bedrijven gehad die inkoopfacturen via e-mail ontvangen, maar voor het inboeken hiervan desbetreffende facturen toch weer uitprinten…..Door al deze tijdsverspilling kan er dagen overheen zitten voordat een inkoopfactuur wordt ingeboekt, omdat deze ergens is blijven hangen of erger nog, kwijt is geraakt. Als gevolg hiervan krijg je weer herinneringen van jouw leverancier, met wellicht wel herinneringskosten daaropvolgend. Tevens kun je niet sturen en bouwen op de financiële cijfers, aangezien deze niet up-to-date zijn: kortom ellende, stress en verlies van tijd van meerdere medewerkers, die aan andere zaken beter zijn besteed. Tegenwoordig mag je van je toeleveranciers eisen dat ze facturen alleen nog naar je mogen e-mailen!

2. VERKOOPPROCES:
   Hadden we in het inkoopproces vermeld dat inkoopfacturen niet langer geaccepteerd moeten worden: aan de verkoopzijde dient dan dus ook geen verkoopfactuur meer verzonden te worden via de post. Dit levert een kostenbesparing op op portikosten en scheelt weer dat een medewerker facturen in enveloppen moet stoppen, dicht moet plakken ,een postzegel op moet doen en weg moet brengen: Het is werkelijk onvoorstelbaar hoeveel bedrijven dit nog steeds blijven doen.
   Tegenwoordig bestaan er prima programma’s die verkoopfacturen digitaal voor jou automatisch ordenen en archiveren per klant. Met één druk op de knop worden deze dan vanzelf opgehaald en via e-mail verzonden naar de juiste klant.

Er hoeft in bovenstaande gevallen dus helemaal geen papier aan te pas te komen. Jouw steentje bijdragen aan het behoud van oerwouden, hoe miniem dit ook is op mondiaal niveau, kan dus ook zonder lid te hoeven zijn van het Wereld Natuur Fonds (al staan wij zeker achter de doelen van deze organisatie).